Om ons werk goed te kunnen uitvoeren verzamelt Vermiljoen Uitvaartzorg diverse gegevens. Vermiljoen Uitvaartzorg hecht grote waarde aan de privacy van haar klanten, en gaat daarbij zorgvuldig om met de door u verstrekte gegevens. Wij zijn ervan bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Vermiljoen Uitvaartzorg. U dient zich ervan bewust te zijn dat Vermiljoen Uitvaartzorg niet verantwoordelijk is voor de Privacyverklaring van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan de Privacyverklaring te accepteren. De gegevens die we nodig hebben om een uitvaart te kunnen verzorgen, of om een voorgesprek vast te leggen zijn:
Ook leggen wij de inhoud van gesprekken op de voorbereiding van een uitvaart vast, waarin ook gevoelige informatie gedeeld wordt. Daarnaast bewaren wij een kopie van een identiteitsbewijs of een bankrekeningnummer. Deze kan nodig zijn om uitbetalingen van verzekeringen te innen of om betalingen af te handelen. Met de opdrachtgever van een uitvaart sluiten we een overeenkomst af, waar dit privacy statement een onderdeel van is.
Als overige betrokkenen hun contactgegevens met ons delen, bijvoorbeeld om op de hoogte gehouden te worden van draaiboeken of dergelijken, dan geven zij hiermee toestemming om deze te gebruiken voor het uitvoeren van de opdracht en te bewaren voor latere referentie. Bij een voorgesprek voor een uitvaart vragen we toestemming van de opdrachtgever van het voorgesprek om zijn of haar gegevens te bewaren tot het moment van overlijden, zodat we na overlijden goed invulling kunnen geven aan de geuite wensen. De opdrachtgever van een voorgesprek krijgt altijd een kopie van de gegevens die wij bewaren.
Bewaren
We bewaren de gegevens in een digitaal en deels schriftelijk uitvaartdossier met daarin: de rouwkaart, kopie van eventuele rouwadvertentie, een logboek, opdrachtformulieren voor crematorium of begraafplaats, aangiftepapieren, kopie akte van overlijden, verlof voor cremeren of begraven, en het draaiboek van de uitvaart of afscheid. We bewaren dit dossier voor de duur van een jaar na overlijden ten behoeve van de nazorg. Daarna verwijderen we bankgegevens, kopie identiteitsbewijs, akte van overlijden en opdrachtformulieren aan derden. We bewaren de overige gegevens (rouwkaart, draaiboek, logboek, persoonsgegevens opdrachtgever, contactgegevens andere naasten) voor latere referentie.
Beveiliging
Door het instellen van een wachtwoord wordt steeds de nieuwste versie van een virusscanner geïnstalleerd op onze apparaten. Meerdere malen per jaar vinden er updates plaats ter beveiliging van dossiers.
Vernietigen van persoonsgegevens
Persoonsgegevens uit dossiers worden met een papierversnipperaar vernietigd. Digitaal worden de gegevens uit de bestanden verwijderd. Bij verlies/ diefstal/hack van de computers/laptops, wordt er onmiddellijk een melding gemaakt bij politie, Autoriteit Persoonsgegevens en de klant(en). Datalekken worden zonder vertraging, en indien mogelijk, uiterlijk 72 uur na het kennisnemen van de overtreding gerapporteerd bij de nationale gegevensbeschermingsautoriteit, AP of Autoriteit Persoonsgegevens en betreffende klanten.
Delen van persoonsgegevens met derden
Als dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst deelt Vermiljoen Uitvaartzorg persoonsgegevens met derden. Het gaat dan om een crematorium of begraafplaats, kerk of andere afscheidslocatie, de gemeente voor de aangifte in de basisadministratie, een opbaarlocatie, bloemist, fotograaf of een andere partij die betrokken is bij de uitvaart. Dit gebeurt in opdracht van de opdrachtgever, en we verstrekken alleen de gegevens die nodig zijn. U dient zich ervan bewust te zijn dat Vermiljoen Uitvaartzorg niet verantwoordelijk is voor de Privacyverklaring van andere bronnen. De inkomende en uitgaande facturen, met de persoonsgegevens delen wij met onze boekhouder ten behoeve van onze jaarrekening. We bewaren deze gegevens gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar.
Cookies
Vermiljoen Uitvaartzorg gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Wij bieden bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op moment aan ons is verstrekt. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen Vermiljoen Uitvaartzorg neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Vermiljoen Uitvaartzorg of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@vermiljoenuitvaartzorg.nl Mocht u niet tevreden zijn of twijfels hebben over hoe Vermiljoen Uitvaartzorg met uw gegevens omgaat, dan horen wij dat graag. U heeft tevens de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klachtmelden-bij-de-ap
Door gebruik te maken van deze website geeft u aan deze Privacyverklaring te accepteren.
Met vriendelijke groet,
Katja Soutberg, december 2021